Perché l’email aziendale non è uno di strumento di lavoro efficace ed utile per la comunicazione interna?

Quante email ricevi ogni giorno? Quante email trovi nella tua casella di posta aziendale al ritorno da una vacanza? Quasi la metà delle email a livello globale sono considerate spam (fonte Statista), ovvero messaggi non richiesti, pubblicità ingannevole, tentativi di truffa.

In Italia l’email marketing continua a registrare tassi di apertura significativi, con una media del 44,38% posizionando il nostro Paese all’ottavo posto a livello globale. Tuttavia, l’uso eccessivo delle email nelle comunicazioni aziendali interne, specialmente quelle inviate “per conoscenza” (cc), può generare inefficienze e sovraccarico informativo.

Ne consegue che l’email aziendale non è lo strumento più efficace di collaborazione interna.

Esiste una soluzione: utilizzare per la comunicazione aziendale una piattaforma di messaggistica istantanea, ovvero uno o più strumenti collaborativi, ritenuti più efficaci e utili perché consentono:

• • una riduzione del volume di email interne;
  • una condivisione centralizzata, ovvero documenti e informazioni accessibili a tutti senza dover inviare allegati;
  • trasparenza e tracciabilità, infatti le attività e le responsabilità di ciascuno saranno chiare evitando confusione e duplicazioni;
  • un aumento della produttività grazie a processi più snelli;
  • un miglioramento della comunicazione in generale e del lavoro di squadra.

Esistono numerosi strumenti collaborativi gratuiti (alcuni solo nella versione base) e tra questi citiamo:

Microsoft Teams
Piattaforma che integra chat, videochiamate e condivisione di file falcilitando la collaborazione tra i membri del team. Non necessita di integrazioni esterne essendo già parte della suite Microsoft 365. Si integra facilmente con strumenti esterni come Trello, Slack e altri.

Slack
Piattaforma di messaggistica istantanea che facilita la comunicazione in tempo reale tra i membri del team. Offre una versione gratuita, però con funzionalità limitate e si integra con Microsoft Teams e con Outlook: si possono utilizzare le chiamate di Teams direttamente da Slack ed anche inviare eventi di calendario di Outlook come ad esempio le notifiche di Slack e la sincronizzazione del calendario.

Trello
Strumento di gestione dei progetti basato su schede per organizzare e monitorare le attività del team. Integrazione con Microsoft Teams e con Outlook: è possibile aggiungere le bacheche Trello come schede all’interno di Teams permettendo di gestire progetti direttamente dalla piattaforma. Inoltre consente di trasformare le email in attività su Trello. La versione gratuita offre le funzionalità essenziali per la collaborazione.

Google Workspace
Suite che include Gmail, Google Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni: tutti strumenti collaborativi efficaci per le comunicazioni aziendali. Integrazione con Microsoft Office e con Outlook. Supporta la modifica e la condivisione di file Word, Excel e PowerPoint direttamente in Google Drive senza conversione. Inoltre è possibile sincronizzare i calendari di Google e Outlook.

Zoho Projects
Strumento di gestione dei progetti che offre funzionalità di collaborazione, come chat in tempo reale, forum di discussione e gestione dei documenti. La versione gratuita è adatta per piccoli team. Integrazione con Microsoft Teams con Outlook (estensioni per sincronizzare eventi e attività con Outlook).

Nel ripensare le modalità di comunicazione aziendale occorre inizialmente domandarsi quale o quali strumenti siano più adatti alla propria azienda: spesso per ottimizzare il lavoro dei team sarà utile utilizzarne più di uno. Due piattaforme che “lavorano” bene insieme sono Slack e Trello.

Differenze principali tra Slack e Trello

Slack è perfetto per mantenere il team connesso in tempo reale, mentre Trello aiuta a pianificare e monitorare progetti.

In conclusione: l’adozione di uno o più strumenti collaborativi può migliorare significativamente la comunicazione e la produttività all’interno dell’azienda, riducendo la dipendenza dalle email e facilitando la collaborazione in tempo reale.